Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

1Veri sorumlusu ve rol dağılımı

Çocuğunuzun devam ettiği kreş (kreşin adı, adresi ve iletişim bilgileri uygulamada size gösterilen aydınlatma metninde yer alır), kişisel verileriniz bakımından veri sorumlusudur.

Lapsi, kreşin veli iletişimi için kullandığı mobil uygulamanın teknik altyapı sağlayıcısıdır (işletmeci: [LAPSİ İŞLETMECİSİ ADI/UNVANI]). Kişisel verileri kreş adına ve kreşin talimatları doğrultusunda işleyen sıfatıyla işler. Hesap güvenliği ve destek talepleri gibi kendi amaçlarıyla işlediği veriler bakımından ise Lapsi de veri sorumlusudur.

2İşlenen kişisel veriler

• Velinin adı, soyadı, telefon numarası, e-posta adresi; hesap güvenliği verileri
• Öğrencinin adı, soyadı, sınıfı, doğum tarihi, cinsiyeti ve veli ile ilişki bilgisi; velinin ya da kreşin isteğe bağlı olarak eklediği profil fotoğrafı
• Kullanıcıların (veli, öğretmen, müdür) kendi hesaplarına isteğe bağlı olarak ekledikleri profil fotoğrafı
• Kreşte çekilen ve uygulamada paylaşılan fotoğraf ve videolar (çocuğunuzun görüntüsü)
• Sınıf sohbet grubunda velilerin yazdığı mesajlar ve gönderdiği fotoğraflar (gönderenin adı ve gönderim zamanıyla)
• Duyuru içerikleri; veli ile öğretmen veya müdür arasındaki mesajlar (çocuğunuzu başka biri teslim alacaksa bildirirken yazdığınız, teslim alacak kişinin adı ya da yakınlığı dahil) ve randevu kayıtları (tarih, saat, görüşme şekli (yüz yüze ya da online / telefon) ve görüşme konusu notu); hastalık bildirimleri (çocuğun o gün hastalık nedeniyle okula gelemeyeceği ya da kreşte hastalık belirtisi gözlendiği ve isteğe bağlı kısa not); günlük rapor bilgileri (öğünlerde ne kadar yediği, öğle uykusunda uyuyup uyumadığı, gün sonu notu)
• Velinin çocuğu için hazır listeden işaretlediği alerji bilgisi (süt, yumurta, fındık gibi; serbest yazı yazılmaz) ve bu bilginin güncellenme zamanı
• Bildirim gönderebilmek için cihaz bilgisi (bildirim jetonu), uygulama kullanım ve güvenlik kayıtları
• Bu metni okuduğunuzu onayladığınıza dair kayıt (tarih ve metin sürümü)

Sağlık gibi özel nitelikli verilerin uygulama üzerinden (mesaj ve randevu notları dahil) paylaşılmaması esastır; istisnalar, çocuğun hastalık nedeniyle okula gelemeyeceğini ya da kreşte hastalık belirtisi gözlendiğini bildiren kısa hastalık bildirimi ile velinin çocuğunun beslenmesi ve güvenliği için hazır listeden işaretlediği alerji bilgisidir (alerji bilgisini çocuğun sınıf öğretmenleri ve kreş yönetimi çocuğun kartında görür, bilgi bildirim olarak da iletilir). Tanı, ilaç ve tedavi gibi ayrıntılı sağlık bilgilerini kreşle yüz yüze veya telefonla görüşmenizi öneririz.

3İşleme amaçları

• Kreşin veli iletişimini ve bilgilendirme süreçlerini yürütmek (duyuru, yemek listesi, bildirimler, doğum günü ve özel gün kutlamaları)
• Sınıf fotoğraflarını ilgili sınıfın velileriyle paylaşmak
• Veli ile sınıf öğretmeni veya müdür arasındaki yazışmayı ve görüşme randevularını yürütmek
• Çocuğun hastalık nedeniyle okula gelemeyeceğini öğretmene ve müdüre, kreşte gözlenen hastalık belirtisini ise veliye hızlıca bildirmek
• Çocuğun her zamankinden farklı bir kişi tarafından teslim alınacağını öğretmene ve müdüre mesaj olarak bildirmek ve çocuğun doğru kişiye teslim edilmesine yardımcı olmak
• Çocuğunuzun günlük takibini (yemek, uyku ve gün sonu notu) velilere bildirmek ve kreşin iş akışlarını yürütmek
• Gerektiğinde, özellikle acil durumlarda veli ile telefonla iletişim kurmak
• Kullanıcı hesaplarını yönetmek ve kimlik doğrulaması yapmak
• Bilgi güvenliğini ve sistem sürekliliğini sağlamak, destek taleplerini yanıtlamak

4Aktarım ve güvenlik

Kişisel veriler; mevzuattan doğan yükümlülükler, sözleşmesel gereklilikler ve hizmet sunumu zorunlulukları dışında yetkisiz kişi veya kurumlarla paylaşılmaz.

Sınıf fotoğrafları yalnızca ilgili sınıfın velileri, sınıf öğretmeni ve kreş yönetimi tarafından görülebilir. Çocuğunuzun profil fotoğrafı ve doğum tarihi yalnızca siz, çocuğunuzun sınıf öğretmeni ve kreş yönetimi tarafından görülebilir; diğer velilere gösterilmez. Telefon numaranızı yalnızca kreş yönetimi ve çocuğunuzun sınıf öğretmeni görebilir, diğer velilerle paylaşılmaz. Bir kreşin verisine başka bir kreşin kullanıcıları erişemez.

Hesabınıza isteğe bağlı eklediğiniz profil fotoğrafı Hesabım ekranınızda görünür; kreş yönetimi (öğretmen ve müdürün fotoğrafına platform sahibi de) erişebilir. Mesajlarda, randevularda ve duyurularda karşı tarafa da gösterilir: veli fotoğrafı yalnızca kreş müdürü ile çocuğunun sınıfının öğretmenleri, öğretmen fotoğrafı sınıfındaki veliler ve aynı sınıftaki öğretmenler ile müdür, müdür fotoğrafı kreşin öğretmenleri ve velileri tarafından görülür; veliler birbirlerinin fotoğrafını bu alanlarda görmez. Öğretmen ve müdür hesaplarının adı, e-posta adresi (ya da eski hesaplarda kullanıcı adı) ve durumu (açık, kapalı, ilk giriş bekliyor) hesap yönetimi ve destek amacıyla platform sahibi tarafından da görülebilir; platform sahibi veli hesaplarını ve çocuk kayıtlarını uygulamada göremez. Veliyseniz sınıf sohbet grubunda mesajlarınızın yanında küçük bir avatar olarak sınıfınızın diğer velilerine de gösterilir; öğretmenler ve müdür sohbet grubunu uygulamada göremez. Fotoğrafı istediğiniz zaman kaldırabilirsiniz; kaldırınca sohbet grubundaki avatarınız da silinir.

Mesajlarınız ve randevu kayıtlarınız yalnızca sizin ve mesajı ya da randevuyu gönderdiğiniz kişinin görebileceği biçimde saklanır: bir sınıf öğretmenine yazdıklarınızı o sınıfın öğretmenleri, müdüre yazdıklarınızı müdür görür; diğer velilere gösterilmez. Mesajlar ve randevu kayıtları düzenlenemez. Bir yazışmayı uygulamada “Sil” ile kaldırdığınızda yalnızca kendi ekranınızdan silinir: kayıt karşı tarafın ekranında ve kreşin kayıtlarında durmaya devam eder; yazışmaya yeniden mesaj gelirse (ya da siz yazarsanız) yazışma yeniden görünür. Kaydın tamamen silinmesini kreşten talep edebilirsiniz. Hastalık bildirimini ve günlük raporu yalnızca ilgili veli, çocuğun sınıf öğretmenleri ve kreş yönetimi görür. Çocuğunuzu başka birinin teslim alacağını bildirdiğinizde o kişinin adı ya da yakınlığı da bu mesajla yalnızca çocuğun sınıf öğretmenlerine ve müdüre iletilir; kişiyi bilgilendirmek sizin sorumluluğunuzdadır.

Sınıf sohbet grubundaki mesajları ve fotoğrafları yalnızca o sınıfın velileri görür ve yazar; öğretmen, müdür ve diğer sınıfların velileri uygulamada göremez. Gruba yazdığınızda adınız sınıfın diğer velilerine gösterilir. Gruba sonradan katılan (örneğin yeni dönemde sınıfa giren) veliler, grubun daha önceki yazı mesajlarını da görür. Grup mesajları düzenlenemez; silinmesini kreşten talep edebilirsiniz. Gruptaki bildirimlerin iletilebilmesi için velilerin bildirim bilgileri (bildirim jetonu, ekranda gösterilmez) aynı sınıfın velilerinin uygulamasınca okunabilir; değiştirilmiş bir uygulama kullanan bir veli bu bilgiyle sınıftaki diğer velilerin telefonuna kendi yazdığı bir bildirim göndermeyi deneyebilir. Gruba yazdıklarınızın sorumluluğu yazana aittir; başkalarının çocuklarının fotoğraflarını onların izni olmadan göndermemenizi rica ederiz.

Kreş müdürü, sınıfın velilerinden birini o sınıfın sınıf temsilcisi olarak seçebilir. Sınıf temsilcisi yalnızca temsilcisi olduğu sınıfa duyuru yazabilir ve o sınıfın velilerine toplu bildirim gönderebilir; yazdığı duyurularda adı ve “Sınıf temsilcisi” etiketi sınıfın velileri, öğretmeni ve kreş yönetimi tarafından görülür. Sınıf temsilcisi bu yetkiyle diğer velilerin ya da çocukların bilgilerine erişmez. Müdür temsilciliği istediği zaman kaldırabilir; temsilci velinin çocuğu başka sınıfa geçtiğinde ya da hesap kapatıldığında yetki kendiliğinden sona erer. Temsilcinin gönderdiği bildirimin iletilebilmesi için sınıfın velilerinin ve sınıf öğretmeninin bildirim bilgileri (bildirim jetonu, ekranda gösterilmez) temsilcinin uygulamasınca okunabilir; değiştirilmiş bir uygulama kullanan bir temsilci bu bilgiyle sınıftaki kişilerin telefonuna kendi yazdığı bir bildirim göndermeyi deneyebilir.

Erişim, kullanıcının rolüne (veli, öğretmen, müdür), kreşine ve sınıfına göre sunucu tarafında sınırlandırılır. Veriler şifreli bağlantı üzerinden iletilir.

5Haklarınız

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme
• Kanuni şartlar oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme ve silme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Verilerin otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

Çocuğunuzun verileri bakımından bu haklarınızı veli olarak kullanabilirsiniz.

6Toplama yöntemi, hukuki sebepler ve alıcılar

Veriler; mobil uygulama, kreş yönetiminin yaptığı kayıtlar ve destek yazışmaları üzerinden otomatik veya kısmen otomatik yollarla toplanır.

İşleme; sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülük, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ve meşru menfaat (iletişim ve bilgi güvenliği) sebeplerine dayanır. Açık rıza yalnızca gerekli durumlarda aranır; gerekiyorsa kreş bu rızayı sizden ayrıca ister.

Sağlık gibi özel nitelikli kişisel veriler, KVKK madde 6’daki işleme şartlarına uygun olarak ve ek güvenlik tedbirleriyle işlenir.

Hizmet; kimlik doğrulama, veritabanı, dosya depolama ve bildirim için Google Firebase’i, bildirim iletimi için Apple ve Google bildirim servislerini ve Expo’nun bildirim servisini kullanır (duyuru başlığı ve kısa özeti, mesajın gönderen adı ve ilk satırları, randevunun zamanı, hastalık bildirimi ve günlük raporun kısa özeti (çocuğun adı, öğünler, uyku durumu ve notun ilk satırları) bildirim olarak bu servisler üzerinden iletilir; telefonunuzun kilit ekranı ayarlarına göre başkaları tarafından görülebilir). Okul tanıtım videoları YouTube’da (Google) barındırılır: videonun küçük resmi YouTube sunucularından yüklenir, videoyu açtığınızda ise YouTube’un kendi kullanım koşulları ve gizlilik politikası geçerlidir. Bu sağlayıcılar yalnızca hizmetin gerektirdiği kapsamda alıcı veya işleyen olarak yer alır. Sunucuları yurt dışında bulunabilir; aktarım KVKK madde 9’a uygun olarak yapılır.

7Saklama ve başvuru

Veriler, kreşin saklama ve imha politikasında belirtilen azami süreler boyunca ve ilgili mevzuattaki saklama süreleri dahilinde tutulur. İşleme şartı sona erdiğinde silinir, yok edilir veya anonimleştirilir.

Sınıf fotoğrafları, hastalık bildirimleri ve günlük raporlar 30 gün saklanır; süresi dolan kayıtlar uygulamada gösterilmez ve otomatik olarak silinir.

Sınıf sohbet grubuna gönderilen fotoğraflar 48 saat sonra silinir. Süresi dolan fotoğraf hemen gösterilmez; kayıt, sınıftaki velilerden birinin uygulaması açıldığında silinir. Sınıfta kimse uygulamayı açmazsa, sınıfta hiç veli kalmazsa ya da sohbet özelliği kreş için kapatılırsa silme duraklar: bu durumda süresi dolan kayıt kimseye gösterilmeden silinmeyi bekler. Grubun yazı mesajları otomatik silinmez; kreşin saklama ve imha politikasına göre, talep üzerine silinir.

Başvurularınızı çocuğunuzun devam ettiği kreşe (iletişim bilgileri uygulamadaki aydınlatma metninde yer alır) iletebilirsiniz. Lapsi’nin veri sorumlusu olduğu işlemler için başvurular destek@lapsi.com.tr adresine iletilebilir. Başvurular talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde yanıtlanır.